Pelatihan Word Untuk Memformat Thesis

Sabtu, 8 Nov ‘08. Sebentar lagi saya akan meninggalkan UPM. Sebelum pergi, saya pengen meninggalkan sesuatu yg berguna buat temen² saya di kolej, yg memang telah menjadi keluarga saya di UPM ini. Akhirnya terpikirlah ide, saya akan memberikan pelatihan menggunakan Word khusus utk keperluan menulis thesis. Kebetulan kita semua di sini bikin thesis, pastinya ilmu ini akan sangat dibutuhkan. Kalau hanya nulis thesis dengan Word, tentunya semua bisa. Tapi tidak semua orang memanfaatkan kecanggihan fitur² Word dengan optimal. Padahal kalau itu dilakukan akan membuat kerja kita lebih cepat dengan hasil yg lebih rapi dan lebih akurat. Oleh krn itu saya berniat memfamiliarkan pemanfaatan fitur² Word ini utk teman² sesama pelajar Indonesia di UPM yg masih berjuang dengan thesisnya. Selama ini saya memang sering membantu mereka utk urusan formatting dokumen thesis. Kalo ntar saya pulang, gak bisa lagi saya bantuin mereka. Mereka sangat antusias waktu saya melontarkan ide pelatihan ini. Bukan hanya Word, malah mereka juga minta saya memberikan pelatihan Photoshop dan Excel. Tapi yg 2 ini gak urgent banget lah.

Hingga saat ini, ada 10 orang student Indonesia yg tinggal di kolej serumpun, yaitu Ferra, saya, Indah, Ayu, Riri, Rahmi, Sandra, Winda, Erra dan Rahayu. Di antara kita bersepuluh, hanya Ferra-lah yg student PhD, dan agak jarang ngumpul dengan kita krn lebih sering sibuk di lab. Ayu, semenjak nikah bulan Juli lalu, cuma sempet balik ke sini sebentar, setelah itu pulang lagi ke Riau. Sampe skarang belum balik lagi ke UPM. Kayaknya sih dia dah hamil, krn waktu ke sini dah mulai mual². Jadi kita bisa dengan aman manggil Rahayu dengan Ayu saja, krn dah gak ada saingan nama Ayu lain. :)

Rahmi dan Winda kebetulan tadi malem gak ada di kolej. Rahmi nginep di rumah kakeknya, Winda gak tau kemana, sedangkan Ayu, katanya capek seharian abis nge-lab. Jadi yg ikut pelatihan semalem cuma Sandra, Indah, Riri dan Erra. Kita kumpul di kamar Sandra, semua bawa laptop masing². Materi yg saya ajarkan mencakup:

outline numbering
Fitur ini gunanya supaya ketika menulis thesis, kita gak sibuk lagi mikirin penomoran chapter dan heading. Kita tinggal insert atau delete heading, move satu heading ke heading lain, tanpa harus pusing mengatur kembali penomoran seluruh heading. Fasilitas outline numbering akan otomatis mengupdate dan mengurutkan nomer² heading secara real time pada saat kita melakukan insert, delete dan move. Dengan demikian penomoran dokumen kita dijamin tepat, dan kita pun bisa konsen memfokuskan perhatian kita pada isi thesis yg sedang kita tulis, tanpa diganggu oleh kesibukan mengurutkan nomer² heading.
style formatting
Utk bisa memahami cara kerja outline numbering, sebaiknya paham dulu konsep style formatting, sebab outline numbering ini akan mengassign style² tertentu utk tiap heading. Style formatting dapat menghemat waktu kita utk mengedit format elemen² dokumen, spt heading, paragraph, ordered list, unordered list, caption, title, character, bahkan table. Setiap elemen hendaklah diassignkan pada style yg tepat. Jika suatu saat kita ingin mengganti format elemen tsb, misalnya mengubah font type, font size, spasi, alignment, indentation, tab, page break, dsb, kita tdk perlu mengulang-ulang proses ini utk semua elemen yg terpencar-pencar dalam satu dokumen. Cukup kita edit style-nya saja. Maka seluruh elemen yg menggunakan style tsb akan otomatis berubah. Ini tentu sangat menghemat waktu jika dokumen kita besar, spt dokumen thesis yg biasanya lebih dari 100 halaman.
document map
Document map berfungsi utk keperluan navigasi. Jika heading² dlm dokumen kita terformat dengan baik menggunakan style² built-in di Word, outline seluruh heading bisa kita lihat di document map. Ini sangat berguna jika kita bekerja pada file yg besar, kemudian kita ingin bolak-balik dari satu heading ke heading yg lain, maka kita bisa pergi ke heading yg dituju dengan langsung mengklik melalui document map. Misalnya pada saat kita bikin methodologi di Chapter 3, mungkin kita perlu melihat beberapa literature review di Chapter 2. Atau ketika membuat diskusi result di Chapter 4, kita perlu merefer kembali review di Chapter 2 dan design methodologi di Chapter 3. Juga saat membuat conclusion di Chapter 5, kita perlu mencocokkan kembali dengan objective di Chapter 1. Jaman kuliah di ITB dulu, temen² saya banyak yg menyimpan bab² TA atau laporan studio dalam file² terpisah. Satu file utk satu bab. Alasannya, kalau semua digabung dalam satu file, pusing mau bolak-balik dari satu bagian ke bagian lain, nge-scroll-nya jauh banget. Nah, dengan document map, hal tsb tidak lagi menjadi masalah. Sampe 10 chapter aja sih document map-nya relatif masih pendek. Navigasinya masih mudah utk diikuti.
table of content
Setelah kawan² saya mengaplikasikan outline numbering dan memformat heading di thesis mereka dengan style yg sesuai, maka table of content atau daftar isi pun bisa digenerate secara otomatis, hanya dalam sepersekian detik. Sangat menghemat waktu, kan? Dibanding kalau kita harus membuat daftar isi secara manual. Belum lagi resiko salah nulis judul heading dan nomer halaman. Next time kita mengubah isi thesis kita, mengganti judul heading, memindahkan heading, menambah atau menghapus heading, maka kita tinggal update daftar isi tsb. Kita bisa mengupdate seluruh daftar, atau hanya nomer halamannya saja. Style utk table of content ini juga bisa diatur, sebagaimana style² utk elemen dokumen lainnya, krn Word otomatis meng-assign tiap level dalam daftar isi ini dengan style yg relevan. Biasanya kita perlu membuat nomer heading suatu level sejajar dengan label heading level di atasnya. Semua bisa dilakukan dengan drag-and-drop ruler marker dalam dokumen, kemudian update style utk level yg bersangkutan.
caption
Suatu thesis umumnya juga mengandung table, figure dan mungkin juga equation. Table/figure ini juga mesti dibuat daftarnya, setelah daftar isi. Supaya daftar table/figure ini juga bisa digenerate otomatis spt halnya daftar isi, penomoran judul² table/figure dlm dokumen harus dibuat menggunakan caption. Penomoran diberikan menurut caption. Bisa mengikutsertakan nomer chapter, bisa juga gak. By default, Word akan mengassign semua caption dengan style Caption. Kalau kita memerlukan style yg berbeda utk caption table dan figure, kita bisa membuat style sendiri dan mengassignkan masing² caption dgn style yg sesuai. Misalnya utk judul figure, krn diletakkan di bawah gambar, spasi before-nya perlu dibuat agak jauh supaya gak mepet dengan gambar di atasnya. Sementara utk judul table, krn diletakkan di atas tabel, spasi after-nya lah yg perlu dibuat agak jauh supaya gak mepet dengan tabel di bawahnya. Juga harus diset keep with next supaya judul tabel ini gak terpisah halaman dengan tabelnya. Berbeda dengan heading, nomer² caption ini gak secara real time berubah jika kita menambah/menghapus caption di atas atau di bawah caption yg sudah ada. Tapi gak usah khawatir, hal ini pun dapat diupdate dalam sepersekian detik saja. Tinggal klik update, maka nomer² caption itu pun akan diurutkan kembali.
list of figure/table
Setelap judul² gambar dan tabel dinomori secara otomatis menggunakan caption, daftar gambar/tabel bisa digenerate secara otomatis. Satu list utk satu jenis caption.
cross-reference
Figure, tabel, equation, heading, appendix, umumnya akan disebutkan dalam text sebagai reference. Misalnya pada saat kita nulis, “The result can be seen in Table 2.X”, atau “Figure 3.2 shows how the research is carried out”, atau “as mentioned in section 2.3 on review of GIS and location science”. Nah, referensi² dalam text ini disebut dengan cross-reference. Caption, heading, bookmark, footnote, list, appendix, bisa dibuat cross reference-nya. Jika elemen² yg direfer ini suatu saat berubah, otomatis, cross-reference dlm textnya juga mesti diubah. Bayangkan betapa sulitnya melakukan ini secara manual. Mau gak mau kita harus membaca seluruh dokumen. Sedangkan hal tsb mungkin perlu kita lakukan beberapa kali sepanjang proses penulisan thesis. Jika kita menggunakan fasilitas cross-reference utk semua reference dalam text, spt halnya caption, pengubahan dapat dilakukan sekejap mata dengan mengklik update field.
section and pagination
Biasanya, halaman² sebelum chapter (daftar isi, acknowledgements, abstrak, approval sheet, declaration etc), harus diberi nomer halaman yg berbeda dengan nomer halaman chapter, dan ditulis dengan angka romawi. Sedangkan nomer halaman chapter ditulis dengan angka latin. Utk keperluan ini, maka halaman² sebelum chapter dan halaman chapter harus dibuat dalam section yg berbeda. Jika sectionnya berbeda, format nomer halaman, header dan footer utk masing² section pun bisa dibuat berbeda sesuai keperluan.
comment and track change
Sbg dosen, Sandra sering menerima tugas mhs-nya melalui email. Dia nanya, gimana caranya ngasih komentar atau koreksi thd tugas mahasiswanya tsb langsung di filenya, supaya bisa dia kirim lagi lewat email, gak usah diprint. Yah, kalo soal ini mah gampang, tinggal pake fasilitas comment. Jaman saya kerja di konsultan dulu, saya sering menggunakan fasilitas comment ini krn harus kerja dengan rekan yg kantornya berlainan. Krn udah menyinggung soal comment, sekalian saya pun memperkenalkan fitur track change. Saya juga belum lama kenal fitur tsb. Waktu ngirim revisi paper kemaren, editor jurnal meminta saya memanfaatkan fitur track change supaya perubahan yg saya buat bisa keliatan. Saat itulah mau gak mau saya harus mempelajari apa dan bagaimana menggunakan fasilitas track change. Sebenernya saya gak berniat memberikan materi ini ke temen² saya krn gak diperlukan utk formatting thesis, tapi mereka ngomong, “kita kan nanti pengen publish paper juga” hehe… iya deh, saya kasih.

Selain materi di atas, saya juga menjelaskan sedikit soal equation editor, spt gimana menambahkan tombol equation ke toolbar jika belum tersedia (umumnya memang belum tersedia kalo belum pernah dipake). Rata² sih mereka dah pernah make equation editor waktu kuliah S1 dulu, tapi sudah agak lupa cara makenya. Saya juga menjelaskan tentang formatting marks. Mark ini terutama utk mengecek apakah suatu paragraph atau heading terpecah dalam beberapa line atau satu line, krn tampilan keduanya sama aja. Kalo kita mengcopy text dari dokumen PDF, biasanya text tsb terpecah dalam beberapa line, jadi kita harus mengeditnya supaya menjadi satu line. Utk heading chapter, label chapter harus diletakkan di bawah nomer chapter, tetapi tetap harus berada dalam satu line, hanya diwrap saja supaya pindah ke baris berikutnya. Kalau dia berbeda line, maka akan terdefinisi sbg chapter berikutnya. Padahal bukan gitu yg kita inginkan.

Kendala yg dihadapi dalam pelatihan ini adalah: Riri menggunakan Word 2007! Duh, benci banget deh saya dengan interface Word 2007 ini, semua menu dan tombol diubah posisinya. Udah gitu si Riri tetep aja minta saya cariin, menu ini dimana, cara apply style gimana, cara ngewrap text gimana, dsb. Padahal saya juga gak tau. Jadi nambah kerjaan buat nyari². Kasian juga si Riri, yg laen udah jauh kemana, dia masih sibuk aja berkutat nyari² gimana supaya nomer heading otomatis terupdate ketika kita mengassign style heading tsb. Udah terakhir² baru ketemu caranya. Heran, ngapain sih Microsoft ngeganti² interface kayak gini? Bikin susah aja. Mending kalo lebih bagus, yg ada malah tambah ribet, terlalu banyak bells and whistles, sama spt AutoCAD Map versi 2006 ke atas. Makanya, saya gak tertarik utk ngeupgrade, biarpun katanya Word 2007 ini sudah dilengkapi dengan fitur citation tanpa harus menggunakan third party software spt Endnote, Reference Manager, Procite, dsb.

Oh iya, pas mulai belajar, waktu saya ngeliat mereka mencatat langkah² yg saya berikan, gak nahan saya langsung ngasih tau, “Duh, repot amat kayak begini dicatet. Bikin skrinsyut ajah!” Jadilah saya harus memberikan tutorial singkat gimana mengcapture skrinsyut langkah² kita. Mestinya sih pake SW khusus yg langsung menyimpan hasil capture skrinsyut ini dalam file JPG. Saya biasa melakukan hal ini dalam praktikum GIS, krn kita harus bekerja sambil mengikuti intruksi yg diberikan oleh demonstrator. Gak sempet deh kalo mesti nyatet² segala.

Meskipun berlangsung 3 jam, pelatihan malam tadi belum selesai. Masih ada beberapa materi yg belum tersampaikan, seperti membuat style utk table, character dan list number. Materi yg sudah diberikan juga masih ada yg perlu dijelaskan ulang, krn banyak yg ketinggalan, terutama Riri.

Saya puas banget bisa memberikan sesuatu yg mudah²an berguna buat temen² saya ini. Bukan cuma temen² Indonesia. Di kampus, temen² sejurusan pun banyak yg kursus informal dengan saya, belajar Word utk bikin thesis atau project mereka. Kerasa sih hemat waktunya, antara bekerja secara otomatis dengan bekerja secara manual.

This entry was posted on Sunday, November 9th, 2008 at 1:55 pm and is filed under UPM.
You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.
You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply